La location de salles de réunion hors de l'entreprise, autrefois perçue comme une solution de secours, est devenue une réelle opportunité de plus en plus prisée des entreprises. Que vous soyez une petite start-up en pleine croissance ou une grande société bien établie, les avantages de quitter vos locaux et de réserver une salle de réunion externe sont indéniables. Cette pratique offre en effet une myriade d'avantages en termes de créativité, de productivité, d’image de marque ou tout simplement pour un côté pratique. Découvrez la liste non exhaustive des raisons pour lesquelles la location de salle de réunion hors de vos murs serait bénéfique à votre entreprise.
1. Stimuler la créativité
Quelle que soit la méthode de gestion de projet choisie, les réunions régulières dans le même environnement risquent fort d’enliser vos collaborateurs dans la routine. Cependant, en changeant de cadre et en optant pour une salle de réunion extérieure, vous pouvez instantanément redonner un nouveau souffle à votre équipe. Un autre décor, une ambiance différente peuvent inspirer de nouvelles idées et des approches innovantes pour les problèmes.
Les espaces de réunion extérieurs sont souvent conçus pour favoriser la créativité, avec des tableaux blancs, des écrans tactiles et d'autres équipements de pointe pour soutenir votre processus de réflexion. De plus, l'absence d'histoires passées dans une salle de réunion extérieure permet à chacun de repartir de zéro, favorisant ainsi une réflexion fraîche et originale.
2. Augmenter la productivité
La mode des openspaces et des cloisons de verre peu insonorisées mettent à mal la capacité de concentration de nombreux employés. Les locaux de l'entreprise sont souvent remplis de distractions : appels téléphoniques, notifications d’e-mails, intervention d’un collègue… toutes sortes d’interruptions peuvent perturber une réunion importante. En optant pour la location d'une salle de réunion externe, vous minimisez ces distractions et maximisez la productivité.
Les salles de réunion extérieures sont conçues pour offrir un environnement propice au travail. Elles sont équipées de technologies de pointe, d'un mobilier confortable et d'un personnel dévoué pour répondre à tous vos besoins. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer pleinement sur la tâche à accomplir, sans les aléas de la vie de bureau.
3. Impressionner les clients et les partenaires
Vous prévoyez une réunion importante avec des clients, des partenaires commerciaux ou des investisseurs potentiels ? L’emplacement du lieu de rencontre joue un rôle essentiel. La location d'une salle de réunion hors de l'entreprise vous permet d'impressionner vos invités dans un cadre professionnel et bien entretenu.
Choisir une salle située dans un endroit stratégique, facile d'accès depuis une sortie d’autoroute, une gare ou un aéroport facilitera la venue de vos invités. Une façon subtile d’influer positivement sur leur disposition à participer à vos événements.
De plus, de nombreuses sociétés de location de salles proposent un service traiteur parmi leurs prestations : café d’accueil, plateau repas ou cocktail… déléguez l’organisation à des professionnels. Cela simplifie l'organisation de votre réunion. Cerise sur le gâteau : la qualité d’accueil de votre hôte contribuera à renforcer la réputation de votre entreprise et à consolider vos relations avec vos partenaires commerciaux.
4. Flexibilité et adaptabilité
La location de salles de réunion hors de l'entreprise offre une grande flexibilité. Vous pouvez choisir la taille de la salle en fonction du nombre de participants, la durée de la réunion et même l'emplacement géographique. Cela vous permet de personnaliser votre expérience de réunion pour répondre à vos besoins spécifiques.
Si vous avez régulièrement besoin de salles de réunion externes, de nombreux fournisseurs offrent des forfaits flexibles avec un système de réservation facilité. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le contenu de la réunion plutôt que sur les détails logistiques. Vous pouvez ainsi, au gré des nécessités, louer un espace adapté au projet du moment :
- Un auditorium pour une conférence
- Un espace doté d’une cuisine pour un événement d’une journée ou un moment convivial
- Une pièce modulable et insonorisée pour des ateliers de réflexion ou une activité de team building
5. Confidentialité et sécurité
La confidentialité est cruciale lors de certaines réunions. Les salles de réunion externes sont souvent équipées de dispositifs de sécurité avancés pour garantir la protection des informations sensibles. Cela est particulièrement important dans les secteurs où la sécurité des données est une priorité.
De plus, en louant une salle de réunion externe, vous pouvez éviter tout risque de fuites accidentelles d'informations, car vos locaux ne sont pas susceptibles d'être compromis. Vous avez un contrôle total sur qui peut participer à la réunion et la mener en toute sérénité.
6. Économie de coûts
Contrairement à ce que l'on pourrait penser, la location de salles de réunion hors de l'entreprise peut s'avérer économique. Vous évitez les coûts liés à l'entretien de salles de réunion internes, tels que l'électricité, l'eau, la maintenance, le mobilier, et les mises à niveau technologiques. Faites vos comptes payer uniquement pour le temps et l'espace que vous utilisez réellement, s’avère la plupart du temps plus avantageux que de maintenir une salle de réunion inutilisée en interne.
7. Préserver l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Enfin, la location de salles de réunion hors de l'entreprise peut aider à préserver l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Vous avez mis en place le télétravail dans votre entreprise ? Vous disposez d’un réseau de collaborateurs réparti sur plusieurs régions ? Pourquoi ne pas organiser vos réunions en présentiel à mi-parcours ? Cela réduira le stress lié aux déplacements domicile-travail, mais aussi le temps de travail « perdu » car les participants n'ont pas à se rendre dans un lieu de réunion éloigné.
En conclusion, la location de salles de réunion hors de l'entreprise offre une multitude d'avantages, de la stimulation de la créativité à l'amélioration de la productivité en passant par l'impression de clients et de partenaires. Cette option offre également une flexibilité et une adaptabilité inégalées, tout en garantissant la confidentialité et la sécurité. En outre, elle peut être économique et contribuer à préserver l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. En considérant tous ces avantages, il est clair que la location de salles de réunion hors de l'entreprise est une décision judicieuse pour toute société désireuse de prospérer dans un environnement professionnel compétitif.
Photo de Amy Hirschi sur Unsplash
